Em muitas transportadoras, o maior cliente é tratado como o melhor cliente. À primeira vista faz sentido: é quem mais fatura, quem mais ocupa a frota e quem mais liga. Só que faturamento e resultado são coisas diferentes. Um cliente pode responder por boa parte da receita e, depois de pagar combustível, motorista, pedágio, terceiro e o tempo parado na descarga, deixar pouco ou nada no caixa.
O problema é que isso quase nunca aparece no fechamento do mês. O resultado geral pode até estar positivo, e é aí que o cliente ruim se esconde: os clientes bons pagam a conta dele.
Por que o cliente que dá prejuízo não aparece
Há alguns motivos, e quase sempre eles aparecem juntos:
- O fechamento olha a empresa inteira. Ele diz quanto sobrou no mês, mas não diz de onde veio e para onde foi.
- Os custos ficam espalhados. O abastecimento está num relatório, o pedágio no extrato do cartão, o frete do terceiro no contas a pagar e a diária do motorista na folha. Ninguém junta tudo por cliente.
- O preço foi negociado há tempo. A operação mudou depois disso: mais entregas pequenas, regiões mais longe, mais espera. O preço continuou o mesmo.
- O volume esconde a margem. O cliente grande costuma ganhar desconto pelo volume, mas às vezes o volume vem com exigências que custam caro.
O que entra na conta de cada cliente
A conta é simples: resultado do cliente = o que ele paga de frete − o que custam as viagens dele. A margem é esse resultado dividido pelo que ele paga.
Do lado da receita, entra o frete cobrado e os adicionais que a empresa realmente cobra, como taxa de descarga ou reentrega.
Do lado do custo, entram os gastos diretos de cada viagem:
- combustível e pedágio;
- motorista e ajudante (diárias, horas, pernoites);
- frete pago ao terceiro ou ao agregado, quando a viagem não é feita com frota própria.
E entram também os custos que costumam ficar de fora:
- tempo de espera para carregar ou descarregar;
- reentregas e devoluções;
- volta vazia;
- avarias.
Quando uma viagem atende vários clientes, o custo precisa ser dividido entre eles. Pode ser por peso, por volume, por número de entregas ou por distância. Mais importante do que o critério é escolher um e manter sempre o mesmo, para comparar um mês com o outro.
Um exemplo com números ilustrativos
Imagine dois clientes. O cliente A paga R$ 30 mil por mês em fretes e o cliente B, R$ 12 mil. Olhando só o faturamento, A é o mais importante.
Agora as viagens. As cargas de A são fracionadas, vão para uma região longe da base e esperam horas na descarga. Somando tudo, as viagens dele custam R$ 28 mil. As cargas de B são fechadas, para perto, e custam R$ 8 mil.
O cliente A deixa R$ 2 mil, cerca de 7% do que paga. O cliente B deixa R$ 4 mil, cerca de 33%. O cliente menor rende o dobro.
Os números são inventados, mas a situação é comum: quem só olha o faturamento protege o cliente errado.
Sinais de alerta para olhar primeiro
Se você ainda não tem a conta por cliente, comece por estes sinais:
- cliente com muitas entregas pequenas em regiões distantes;
- espera longa e frequente na carga ou na descarga;
- reentregas e devoluções acima do normal;
- preço sem reajuste há muito tempo, enquanto os custos subiram;
- rotas em que o caminhão volta vazio;
- veículo grande rodando com pouca carga.
Nenhum deles prova prejuízo sozinho, mas todos merecem uma conta feita com calma.
Como começar com o que você já tem
Para a primeira leitura, não precisa de sistema novo. Uma planilha com uma linha por viagem ou entrega já resolve: data, cliente, origem e destino, veículo (próprio ou terceiro), frete cobrado e os custos da viagem. Com dois ou três meses de dados, já dá para enxergar um padrão.
Três cuidados fazem diferença:
- Cadastro consistente. O mesmo cliente escrito sempre do mesmo jeito. "Comercial ABC Ltda" e "Com. ABC" viram dois clientes na conta.
- Uma regra só para dividir custos. Se muda todo mês, a comparação não vale.
- Conferência com o financeiro. A soma das receitas e dos custos precisa bater com o fechamento. Se não bate, alguma coisa ficou de fora, e a conclusão pode estar errada.
O que fazer quando descobrir
Descobrir que um cliente dá prejuízo não quer dizer que você precisa deixar de atender esse cliente. Normalmente existem outros caminhos antes disso:
- Renegociar o preço, agora com números na mão, e não só com impressão.
- Cobrar o que já deveria ser cobrado, como espera e reentrega, se o contrato prevê.
- Mudar a forma de atender: juntar entregas, trocar o tipo de veículo ou o dia da coleta.
- Encerrar o atendimento, só quando nada disso resolve.
Chegar na conversa com o cliente mostrando a conta deixa a negociação mais objetiva para os dois lados.
Onde a Vortra entra
A Vortra monta painéis de gestão para transportadoras a partir das planilhas e dos relatórios que a empresa já tem. Numa tela só, o dono vê o resultado por cliente, por rota e por veículo, compara frota própria com terceiros e acompanha as entregas no prazo.
A planilha é conferida antes de entrar no painel: dado com erro volta com a indicação do que corrigir. Os números são conferidos com o fechamento do financeiro antes de o painel entrar em uso, e assinamos um termo de confidencialidade antes de receber qualquer dado.
Você pode ver como funciona na demonstração com uma transportadora fictícia. Se quiser conversar sobre a sua operação, fale com a Vortra.