Saber quanto custa cada quilômetro rodado é a base para responder outras perguntas da transportadora: se o frete cobrado paga a viagem, qual rota dá resultado e qual cliente está abaixo do custo. Sem esse número, o preço do frete vira chute ou cópia do concorrente.
A conta não é complicada. O que costuma dar errado é deixar custos de fora ou dividir pela quilometragem errada.
Custos fixos e custos variáveis
O custo do caminhão tem duas partes.
Custos fixos existem mesmo com o caminhão parado. Você paga no fim do mês, rodando 2 mil ou 12 mil quilômetros:
- salário do motorista com encargos e benefícios;
- seguro do veículo e da carga;
- IPVA e licenciamento (o valor anual dividido por 12);
- depreciação, que é o quanto o caminhão perde de valor por mês;
- rastreamento e monitoramento;
- parcela do financiamento ou remuneração do capital investido, se você quiser incluir.
Custos variáveis crescem junto com a quilometragem:
- diesel;
- pneus;
- manutenção (peças, revisões, óleo, filtros);
- ARLA 32, nos caminhões que usam.
O pedágio também varia, mas depende da rota, e não do quilômetro. Por isso, ele costuma entrar no custo de cada viagem, e não no custo por km.
Como calcular, passo a passo
A fórmula é esta:
custo por km = (custos fixos do mês ÷ km rodados no mês) + custo variável por km
Vamos a um exemplo. Os números abaixo são inventados, só para mostrar a conta. Use os da sua operação.
1. Some os custos fixos do mês
| Custo fixo | Valor no mês |
|---|---|
| Motorista com encargos | R$ 6.500 |
| Seguro | R$ 900 |
| IPVA e licenciamento (R$ 3.600 por ano) | R$ 300 |
| Depreciação | R$ 2.000 |
| Rastreamento | R$ 150 |
| Total | R$ 9.850 |
A depreciação do exemplo considera um caminhão comprado por R$ 300 mil e revendido por R$ 180 mil depois de 5 anos: são R$ 120 mil em 60 meses, ou R$ 2 mil por mês.
2. Divida pelos quilômetros rodados no mês
Se o caminhão rodou 8.000 km no mês:
R$ 9.850 ÷ 8.000 km = R$ 1,23 por km de custo fixo
3. Calcule o custo variável por km
| Custo variável | Como calcular | Por km |
|---|---|---|
| Diesel | R$ 6,00 por litro ÷ 3,5 km por litro | R$ 1,71 |
| Pneus | jogo de R$ 18.000 que dura 100.000 km | R$ 0,18 |
| Manutenção | média dos últimos meses ÷ km rodados | R$ 0,25 |
| ARLA 32 | 5% do diesel consumido, a R$ 4,00 o litro | R$ 0,06 |
| Total | R$ 2,20 |
4. Some as duas partes
R$ 1,23 + R$ 2,20 = R$ 3,43 por km rodado
Com esse número, uma viagem de 380 km (ida e volta) custa 380 × R$ 3,43 = R$ 1.303,40, mais o pedágio da rota. Com R$ 120 de pedágio, a viagem custa R$ 1.423,40. O frete precisa cobrir esse valor e ainda deixar margem.
O km rodado muda tudo
Repare que o custo fixo por km depende de quanto o caminhão roda. Com os mesmos custos do exemplo:
| Km rodados no mês | Custo fixo por km | Custo total por km |
|---|---|---|
| 6.000 | R$ 1,64 | R$ 3,84 |
| 8.000 | R$ 1,23 | R$ 3,43 |
| 10.000 | R$ 0,99 | R$ 3,19 |
Um caminhão que roda pouco fica mais caro por quilômetro, porque os custos fixos se espalham por menos km. Por isso, um mês fraco aumenta o custo de cada viagem, mesmo que o diesel não tenha mudado de preço.
O km rodado vazio
Outro ponto que costuma passar despercebido: nem todo quilômetro rodado está carregado. O retorno vazio, o deslocamento até a coleta e as voltas de entrega têm custo, mas ninguém paga frete por eles.
No exemplo, se 30% dos quilômetros forem rodados vazios, cada quilômetro carregado precisa pagar também o vazio:
R$ 3,43 ÷ 0,70 = R$ 4,90 por km carregado
É uma diferença grande. Quem calcula o frete só com o custo por km rodado, sem olhar o vazio, pode estar cobrando abaixo do custo sem perceber.
Erros comuns
- Esquecer o motorista nas folgas e nas férias. O custo com encargos vale para o ano inteiro, não só para os dias rodados.
- Usar o consumo do manual. O consumo real depende da carga, da rota e do motorista. Use o que a bomba e o hodômetro mostram.
- Deixar a depreciação de fora. Ela não sai do caixa todo mês, mas o caminhão perde valor e um dia precisa ser trocado.
- Calcular uma vez e nunca mais. Diesel, pneu e manutenção mudam. Refazer a conta todo mês evita trabalhar com um número velho.
- Usar uma média da frota para tudo. Um caminhão novo e um com 10 anos de uso têm custos muito diferentes. Quando der, calcule por veículo.
Do custo por km ao resultado por cliente
O custo por km é o primeiro passo. Com ele, dá para calcular o custo de cada viagem e, dividindo a viagem entre as entregas, o custo de cada cliente. É assim que aparece o cliente que fatura bem, mas paga menos do que custa transportar. Falamos disso em detalhe no artigo Como saber qual cliente dá prejuízo na sua transportadora.
Onde a Vortra entra
A Vortra monta painéis de gestão para transportadoras a partir das planilhas e dos relatórios que a empresa já tem. O painel calcula o custo por viagem e mostra, numa tela só, o resultado por cliente, por rota e por veículo, além das entregas no prazo. Os números são conferidos com o fechamento do financeiro antes de o painel entrar em uso.
Você pode ver como funciona na demonstração com uma transportadora fictícia. Se quiser conversar sobre a sua operação, fale com a Vortra.